امور اداری و کارگزینی

شرح وظایف مدیر امور اداری و کارگزینی

حوزه های مدیریت امور اداری و رفاه شامل :   امور اداری ، امور رفاه ، امور کارگزینی ،آموزش دبیرخانه، ماشين نویسی و امور خدمات می باشد .

امور اداری  

۱)         نظارت بر اجرای دقیق آیین نامه ها و مقررات استخدامی، قانون کار و تأمین اجتماعی و نظایر آن .

۲)         نظارت بر اجرای مقررات مربوط به بیمه و بازنشستگی و خدمات درمانی کارکنان .

۳)         نظارت بر حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق اسناد و مدارک و پروندهها مطابق با اصول بایگانی و مکانیزه کردن آنها .

۴)         نظارت در تأمین ارتباط اداری شهرداری با موسسات و اشخاص اعم از حقوقی و حقیقی از لحاظ مکاتبات و مراجعات حسب دستورمافوق .

۵)         برنامه ریزی و نظارت در زمینه طرحهای رفاهی برای کارکنان شهرداری .

۶)         برنامه ریزی و نظارت در زمینه طرحهای رفاهی بیمه و درمانی مانند کلینیکهای ویژه و . . . 

۷)         تأمین احتیاجات شهرداری از لحاظ وسایل و لوازم اداری و برآورد هزینه آنها با همکاری واحدها و در نظر گرفتن اعتبارات مصوب .

۸)         مراقبت در حسن انجام امور اداری و برنامه ریزی و اجرای امور مربوط به دبیرخانه و مکاتبات و مراسلات .

۹)         نظارت بر امور ارزشیابی کارکنان و رسیدگی به شکایات و اعتراضات آن .

۱۰)     تهیه و تنظیم و نظارت بر طرحهای ارزشیابی سالیانه براساس دستورالعملها و آیین نامه ها .

۱۱)     نظارت در تأمین ارتباط اداری شهرداری با موسسات و اشخاص اعم از حقوقی و حقیقی .

۱۲)     تهیه بخشنامه و دستورالعملها و مقررات برای بهبود تشکیلات در سازمان و ایجاد هماهنگی وحدت عمل و نظر .

۱۳)     نظارت بر اجرای قوانین و مقررات و آئین نامه های استخدامی .

۱۴)     مطالعه و بررسی وظائف و مسئولیتهای هریک از واحدهای سازمانی بمنظور سنجش و تشخیص احتیاجات از لحاظ افراد و تجهیزات لازم برای انجام کار .

۱۵)     تهیه برنامه و دستورالعملهای آموزشی و کارآموزش کارکنان شاغل و آشنا با مقررات و وظائف شهرداری و موسسات تابعه و محیط کار و خصوصیات شغل مورد نظر جهت شرکت کنندگان در هریک از دوره های آمورشی .

۱۶)     نظارت بر تشکیل کلاسها و دوره ها و یا معرفی کارکنان به موسسات آموزشی بمنظور بالا بردن سطح معلومات تخصصی و حرفه ای آنان .

۱۷)     نظارت بر تهیه پیش نویس های نامه های اداری و صدور دستورات لازم در جهت اصلاح مکاتبات اداری .

۱۸)     نظارت بر کلیه امور واحدهای تحت سرپرستی و صدور دستورات و تعلیمات لازم و کوشش در رفع نواقص کار .

۱۹)     صدور و دستورلات لازم بمنظور هماهنگ نمودن فعالیتهای واحدهای تحت سرپرستی .

۲۰)     نظارت بر اجرای دقیق آئین نامه ها و قانون استخدام کشوری و آئین نامه استخدامی شهرداریها و قانون کار تأمین اجتماعی و غیره .

۲۱)     تشکیل جلسات درخصوص آشنا نمودن پرسنل تحت سرپرستی با مقررات جدید .

۲۲)     نظارت بر طرحهای رفاهی عمومی کارکنان از قبیل شرکتهای تعاونی مصرف ، مسکن و امور ورزشی و غیره .

۲۳)     آشنا نمودن مسئولین واحدهای تحت سرپرستی با قوانین و مقررات اداری جدید .

۲۴)     بررسی درخصوص مسائل سازمانی و ارائه پیشنهادات لازم در مورد انجام تعمیرات ضروری در حوزه مورد عمل .

۲۵)     برگزاری جلسات شورای اداری و شورای معاونین و تنظیم صورتجلسات مربوطه و ابلاغ به واحدهای ذیربط .

۲۶)      انجام سایر امور مشابه و دستوراتی که از طرف مافوق در حدود وظائف ارجاع میگردد .

كارگزيني و رفاه  

۱)         انجام كليه امور استخدامي كاركنان شهرداري نظير صدور احكام ترفيع ، ارتقاء گروه ،‌انتصاب ، مرخصي ، معذوريت ، ‌بازنشستگي ، باز خريد ، انفصال ، اضافه دستمزد كارگران و نظاير آن.

۲)         اجراي آيين نامه ها و مقررات استخدامي مربوط به كاركنان شهرداري و موسسات تابعه .

۳)         اظهار نظر صريح در مورد تقاضاهاي كاركنان شهرداري و رسيدگي به شكايات استخدامي و تهيه گزارشات لازم .

۴)         تهيه و تنظيم متن قراردادهاي استخدامي كاركنان اعم از پيماني ، قراردادي ، خريد خدمت و امثالهم .

۵)         تشكيل كلاسهاي آموزشي براي كاركنان به منظور بالا بردن سطح معلومات و تخصصي و حرفه اي آنان .

۶)         رسيدگي و نظارت بر اجراي طرح طبقه بندي مشاغل كاركنان شهرداري .

۷)         اجراي مقررات مربوط به بيمه و بازنشستگي كاركنان و ارتباط با بازنشستگان و وظيفه بگيران شهرداري و اقدام در جهت رفع مشكلات ناشي از بازنشستگي .

۸)         برنامه ريزي در زمينه طرحهاي رفاهي كاركنان نظير شركتهاي تعاوني مسكن ، مصرف ، صندوق قرض الحسنه و تاسيسات ورزشي و تربيت بدني .

۹)         شركت مستمر در جلسات استخدامي نظير شوراي اداري شهرداريها ، هيئتهاي حل اختلاف و شوراي كارگاه و دفاع از حقوق شهرداري .

دبيرخانه و بايگاني  

۱)         ثبت و توزيع و تفكيك نامه هاي وارده به شهرداري و ارجاع به دواير ذيربط .    

۲)         حفظ و نگهداري كليه اسناد و اوراق و سوابق اداري مربوطه .

۳)         كنترل و تصحيح نامه هاي صادره از نظر اشتباهات املائي و انشائي .

۴)         تهيه پيش نويس هاي اداري و تهيه گزارشات و ارائه آمارهاي لازم به مقام مافوق .

۵)         مذاكره و مشورت با مقامات مافوق در موضوعات مربوط به خطمش از نظر امور دفتر و دبيرخانه .

۶)         بررسي كليه اخطاريه هاي واصله به شهرداري و صدور دستور ابلاغ آنها به واحدهاي مربوطه .

۷)         نظارت مستمر در حسن اجراي امور دفتري و چگونگي ورود و خروج مكاتبات .

۸)         ارجاع سوابق و پرونده هاي واصله طبق دستور مافوق به واحدهاي مربوطه و بايگاني .

۹)         تهيه خلاصه پرونده و گزارشات مختلف بر حسب ارجاع مقام مافوق .

۱۰)     تايپ انواع مكاتبات و نامه ها و تطبيق پيش نويس ها با نامه هاي تايپ شده .

۱۱)     پيگيري گزارشات مختلف بر حسب ارجاع مقام مافوق .

۱۲)     بررسي و پيشنهاد روشهاي جديد و موثر جهت بايگاني و طبقه بندي اسناد .

۱۳)     جمع آوري اطلاعات و آمار كاركنان شهرداري از لحاظ وضعيت پرسنلي كارگري – كارمندي .

۱۴)     حفظ ونگهداري پرونده ها و سوابق استخدامي كاركنان شهرداري اعم از كارگر و كارمند و آماده نمودن و مهر كردن پرونده ها و سوابق ، ارسال آنها به مراجع ذيربط طبق دستور مافوق و پيگيري جهت عودت آن .

۱۵)     اجرا و ابلاغ آراء مربوط به هيئتهاي بدوي و تجديد نظر و رسيدگي به تخلفات اداري و شوراي حل اختلاف و شوراي كارگاه با توجه به مقررات مربوطه .

۱۶)     همكاري با اداره ارزشيابي و بازرسي و رسيدگي به شكايات جهت كنترل و حضور و غياب كاركنان .

۱۷)     انجام ساير امور مشابه و دستوراتيكه از طرف مافوق درحدود وظايف ارجاع مي گردد .

خدمات :

۱)         اجراي طرح استاندارد نمودن لوازم و تجهيزات اداري با همكاري ادارات كارپردازي و كارگزيني .

۲)         تقسيم وسائط نقليه سبك موتوري بين واحدهاي شهرداري مركزي و مناطق .

۳)         انجام خدمات عمومي مورد نياز كليه واحدهاي شهرداري از قبيل خدمات سرپائي ، سرايداري ، آشپزي

۴)         نظافت ساختمانهاي شهرداري و نظارت و كنترل امور مربوط به مستخدمين و سرايداري .

۵)         نظارت در امور سلف سرويسها و آبدارخانه ها و پاركينگ هاي اختصاصي شهرداري و نظاير آن .

۶)         انجام ساير امور مشابه و دستوراتيكه از طرف مافوق درحدود وظايف ارجاع مي گردد .

فهرست